Pracujete v malej miestnosti len s niekoľkými ľuďmi, či sa dokonca tešíte z prepychu osobnej kancelárie? Blahoželáme. Oproti tomu možno práve vy ste súčasťou obrovskej pracovnej plochy rozčlenenej nábytkom, kvetinami či nízkymi priečkami na jednotlivé sekcie plné hlučných kolegov… Ste v súlade s týmto priestorom, pracuje sa vám dobre, chodíte do práce s radosťou?
O tom, či sa budete na svojom pracovisku cítiť pohodlne a budete toto miesto považovať za vhodné na svoju prácu, rozhoduje mnoho elementov – okrem samotného prostredia a kolegov viac či menej naladených na rovnakú „vlnu“, záleží okrem iného na tom, či patríte skôr k ľuďom otvoreným (extrovertom) alebo milujúcim samotu (introverti) a tiež na obsahu a štýle vašej práce – konkrétne či prevažuje tímový duch spoločného tvorenia či individuálna dôkladná práca na vlastnej úlohe.
Hovorí sa, že open space manažéri milujú, ale pracovať by tam nechceli… Prečo? Súkromie a pokoj na prácu sú predsa len výhodnejšie ako nutnosť „popasovať sa“ s desiatkami rozdielnych spolupracovníkov. Otázky okolo open space, všeobecne usporiadania priestoru kancelárií a kvality pracovného prostredia, mieria na PhDr. Davida Michalíka, PhD., ktorý je odborníkom na motivačné a kontrolné systémy na podporu bezpečného správania na pracoviskách, ergonómiu kancelárskych pracovísk, flexibilné formy pracovnej činnosti, pracovný stres atď.
Zhruba odkedy sa datuje vznik prvých pracovísk typu open space (teda otvorených priestorov, v ktorých spolu/dohromady pracujú desiatky ľudí)?
„Pracoviská tohto typu začali vznikať v USA v prvých desaťročiach 20. storočia, v nadväznosti na Taylorovu koncepciu vedeckého prístupu k riadeniu. Pred 2. svetovou vojnou by sme ich mohli nájsť aj vo vtedajšom Československu, pozri firma Baťa a mrakodrap v Zlíne. V päťdesiatych rokoch minulého storočia prišla určitá modifikácia z Nemecka, tzv. Bürolandschaft, ktorá súvisela so sústreďovaním pracovných miest do menších skupín v rámci celého priestoru, vrátane všetkých úrovní manažmentu. Od šesťdesiatych rokov 20. storočia začali v USA vznikať sústavy vstavaných kójí (,cubicles‘) v otvorených priestoroch. Väčší záujem o open space evidujeme o desaťročie neskôr, u nás sa s nimi začíname viac stretávať od konca tisícročia, čo súvisí najmä s pôsobením zahraničných firiem.“
Prečo sú tieto priestory také obľúbené z pohľadu vedúcich pracovníkov a také neobľúbené u podriadených?
„Pokiaľ vezmeme open space z pohľadu zamestnávateľa, je tu prioritný ekonomický aspekt, teda úspory v porovnaní s využívaním rovnakých pracovných miest v rámci oddelených kancelárií. Je tu do istej miery ľahšia komunikácia, zamestnanci nemusia prechádzať z kancelárie do kancelárie, aj vedúci môže na jednom mieste prerokovať, čo treba. Z pozície vedúceho je tu, samozrejme, jednoduchšia možnosť kontroly podriadených, súčasne do istej miery funguje kontrola medzi zamestnancami navzájom. Nakoniec môžeme ešte spomenúť možnosť flexibilne meniť usporiadanie pracovných miest a súvisiaceho zariadenia v danom priestore.
Na strane zamestnancov musíme predovšetkým spomenúť obmedzenie súkromia, určité vnímanie neosobného prístupu zo strany nadriadených. Zamestnanci sa často sťažujú na hlučnosť, ktorá vedie k obmedzeniu sústredenosti, zníženiu výkonu a podobne. Treba doplniť, že nemusí ísť o prekračovanie určitých limitov hlučnosti, skôr o súčasné pôsobenie viacerých zdrojov hluku v danom priestore (niekto telefonuje, ďalší zamestnanci spolu niečo riešia, inde zase rachotí tlačiareň…). Ďalej sa problémy týkajú mikroklimatických podmienok na týchto pracoviskách, teda zodpovedajúce teploty vo všetkých častiach open space, otázok výmeny vzduchu, režimu klimatizácie… Otvorené priestory tiež, bohužiaľ, uľahčujú prenos ochorení od jedného zamestnanca k ostatným, zvlášť v dnešnej dobe, kedy každý veľmi váha, či si vziať péenku.“
Zásady spolužitia v open space: hovorte potichu, osobné telefonáty si zásadne vybavujte na chodbe, nepúšťajte si nahlas hudbu, nekonzumujte aromatické potraviny…
Asi nikto nepochybuje o tom, že práca v kancelárii typu open space je pre mnohých skutočne stresujúca. Dlhodobý stres, samozrejme, potom prispieva k vzniku chorôb. Aké zdravotné ťažkosti sa najčastejšie objavujú u ľudí, ktorí tu pracujú?
„U pracovníkov v open space sa môžeme stretávať s depresiami, zvýšeným krvným tlakom, tráviacimi problémami, bolesťami hlavy a chrbta, podráždením očí a tak ďalej. Nie všetko však musí súvisieť s open space ako hlavnou príčinou. Prax ukazuje, že na týchto pracoviskách sú napríklad nevhodné pracovné sedadlá, čo býva hlavnou príčinou bolestí chrbta. Dnešná doba, zameraná na výkon a zisk, celkovo vytvára časový tlak na zamestnancov, respektíve rastie počet úloh, požiadaviek bez ohľadu na to, či ľudia pracujú v open space alebo v oddelenej kancelárii. I z týchto dôvodov je nutné veľmi opatrne používať pojem syndrom open space…“
Bojujte proti stuhnutosti
Dlhodobé strnulé sedenie pri počítači prekáža, či už sedíte v kancelárii s jedným kolegom alebo stom ostatných spolupracovníkov. Zaraďte do svojho pracovného plánu krátkodobé prestávky na pretiahnutie chrbtice, prejdite sa ďalej, ako len na toaletu či na najbližšie poschodia… Zakrúžte si plecami, prebuďte nohy krúžením v bedrách, kolene a členku, stúpajte si striedavo na špičky a päty, premasírujte si krčnú chrbticu a trapézy. Najlepšie je, pokiaľ si osvojíte krátku, nenáročnú cvičebnú zostavu, ktorej prevedenie nevyžaduje priveľa miesta a ktorá je efektívna a rýchlo odstráni nastupujúcu únavu. Na škodu nie je chôdza po schodoch hore a dolu (niekoľkokrát denne) alebo, pokiaľ je to možné, krátka prechádzka na čerstvom vzduchu v okolí pracoviska.
OSOBNÝ PRIESTOR
Na každého zamestnanca musia pripadať najmenej 2 metre štvorcové nezastavanej plochy okrem stabilného prevádzkového zariadenia a spojovacej cesty. Čo sa týka vlastnej požiadavky na plochu kancelárskeho miesta, závisí to od druhu práce, počtu kancelárskych pracovísk a spôsobu priestorového usporiadania. Pokiaľ budeme uvažovať o variante, ktorý je bežný pre open space, minimálna plocha kancelárie je 8 metrov štvorcových na jedného zamestnanca.
OSVETLENIE
Treba brať na zreteľ potrebu maximálneho využitia denného, prirodzeného svetla v miestnostiach, kde to je možné. Čo sa týka umelého osvetlenia, odporúča sa, aby intenzita celkového osvetlenia kancelárie bola v rozsahu 300 až 800 luxov. Pokiaľ sa intenzita blíži k hornej hranici, začína sa zhoršovať kontakt medzi znakmi a pozadím na monitore počítača. Vhodné je využívať prídavné osvetlenie, napríklad individuálne stolné lampy, od veci nie je ani inštalácia tzv. zdravého osvetlenia, ktorého svetelnosť (a farba) sa blíži slnečnému svitu. V každom prípade, osvetlenie musí byť funkčné, nesmie nikoho rušiť, oslňovať, blikať či „hučať“.
TEPLOTA
Teplota v kancelárii sa má pohybovať v rozhraní 20–28 °C. Odporúčaná stredná hodnota pre zimné obdobie je 22,5 °C, pre leto 25,5 °C, pri relatívnej vlhkosti 25–70 %.
PRACOVNÁ STOLIČKA
Zdravé sedenie je najdôležitejším faktorom ovplyvňujúcim pracovný výkon v kancelárii. Správna pracovná stolička by mala mať s ohľadom na individuálne miery zamestnanca najmä:
- nastaviteľnú výšku sedáka,
- nastaviteľnú hĺbku sedáka,
- nastaviteľnú chrbtovú opierku (v rozmedzí 150 až 280 mm nad sedákom s vystúpeným zakrivením v bedrovej časti),
- poťah sedáka z porézneho, nekĺzavého a ľahko čistiteľného materiálu,
- nastaviteľné podrúčky,
- výškovo i uhlovo nastaviteľnú opierku hlavy.
Akým spôsobom sa dá zistiť, či je priestor a jeho usporiadanie v open space v poriadku, teda najlepšie, aké môže byť? Čo robiť, pokiaľ nadriadení nereflektujú na potrebu priestor upraviť?
„Východiskom je tu vyhodnotenie aspektov pracovného prostredia v nadväznosti na platné normy, predpisy, na čo možno ideálne využiť tzv. checklisty. Doplňujúcim zdrojom dát môžu byť dotazníky, interview so zamestnancami za účelom hodnotenia podmienok na týchto pracoviskách. V rámci nášho výskumného ústavu máme vytvorenú špeciálnu metodiku na vykonanie komplexného auditu pracovného prostredia v open space. Podnety na preskúmanie a na zmeny napospol prichádzajú priamo od zamestnávateľov. Dôležitú rolu v tomto smere môžu zohrať odbory. Samozrejme, zamestnávateľ je povinný vytvárať zodpovedajúce pracovné podmienky v nadväznosti na zákonník práce a ďalšie normy, predpisy. Pokiaľ však nereflektuje na potrebu daný priestor upraviť, prichádza do úvahy dať podnet oblastnému inšpektorátu bezpečnosti práce, krajskej hygienickej stanici, eventuálne nakoniec riešiť vec súdnou cestou.“
Pre aké typy ľudí býva open space prínosom a cítia sa tam ako ryba vo vode? A kto tento priestor znáša najhoršie?
„Asi najlepšie sa s pobytom v open space vysporiadajú zamestnanci, u ktorých z hľadiska osobnostného profilu prevažuje extroverzia. Osoby, ktoré sú skôr introvertného založenia, môžu mať problém s pobytom na takom pracovisku. Čo sa týka pracovných činností, open space je najvhodnejší tam, kde prevažuje potreba tímovej práce (napríklad vytváranie reklám) a tam, kde je vyšší podiel práce v teréne (obchodní zástupcovia a podobne). Naopak, pri pracovných činnostiach s prevahou individuálneho prístupu a nutnosti sústredenia je vhodnejšia oddelená kancelária.
Celkovo však platí, že každý z nás potrebuje mať určitý časový úsek dňa pre individuálnu prácu. Z tohto dôvodu je vhodné, aby open space mal pričlenené určité ďalšie priestory na možnosť tejto samostatnej práce, prípadne aby v rámci možností zamestnávateľ súbežne dával zamestnancom určitý podiel home office.“
Nenoste si prácu domov na večer či víkend, radšej sa s nadriadeným dohovorte na posunutí pracovnej doby či na určitom podiele home office.
Aké farby/odtiene by sa mali v open space používať? A ktoré sú, naopak, nevhodné?
„Všeobecne sa nedá povedať, že existujú špeciálne farby pre open space. Kombinácia bieleho stropu a bielych stien môže pôsobiť neutrálne, sterilne, inými slovami nikoho neurazí, ale ani nedá nič navyše. Nevhodné sú lesklé odtiene, ktoré môžu oslňovať. Nie veľmi ideálne sú nadmerne sýte farebné odtiene. Pracoviská orientované na južné strany by mali ideálne obsahovať svetlé odtiene modrej, zelenej. V kanceláriách orientovaných na sever, s nedostatkom denného svetla, je lepšie voliť odtiene žlté, oranžové, béžové…“
Skvelým pomocníkom v kanceláriách s veľkým počtom osôb sú slúchadlá, ale sedieť celý deň so slúchadlami na ušiach nie je ideálne ani zdravé… Čo človeku pomáha koncentrovať sa na prácu?
„To je naozaj individuálne, niekomu môžu pomáhať rôzne relaxačné cviky, joga a podobne, iný radšej ostane pri tých slúchadlách, u niekoho nezaberie nič a bude si aj tak nosiť prácu domov… Vo svojej praxi sa zaoberám optimalizáciou daného systému, teda čo by mali urobiť zamestnávatelia na elimináciu negatív. V tomto smere ide najmä o vhodné rozčlenenie pracovných miest v rámci priestoru pri využití priečok, nábytku, ďalej využitie existujúcich moderných materiálov na zníženie hluku a podobne. Zamestnávateľ by pritom mal vychádzať jednak z osobnostného profilu jedincov, ktorí majú pracovať na týchto pracoviskách (prevaha extroverzie a pod.), jednak zo samotného charakteru pracovnej činnosti (prevažujúci dôraz na tímovú prácu alebo väčší podiel pracovnej činnosti mimo dané pracovisko…).“
Vhodné je kompenzovať stres a napätie z open space či miestnosti s viacerými osobami relaxačnými cvikmi pred spaním, jogou, čchi-kungom, taj-či (upokojujúce cvičenie s priaznivým vplyvom na celý organizmus) a pod. Niekomu, naopak, bude vyhovovať dynamické cvičenie, pri ktorom zo seba dostane nahromadenú zlosť či frustráciu napr. z nepriateľského prostredia na pracovisku. Každý nech si nájde to svoje. Dôležité je naučiť sa nielen ventilovať svoje negatívne pocity, ale predovšetkým vedieť s nimi zaobchádzať a nehromadiť ich v sebe. Vhodnou voľbou môžu byť i meditácie. Od veci nie je ani odborná rada psychológa, ktorý poradí s nácvikom zvládania emócií, stresu a konfliktov.
Rada na záver… ako teda „prežiť“ v open space? Môžeme pre seba niečo zásadného urobiť, aby sme sa aklimatizovali a pokúsili sa nájsť kompromis skôr, než kapitulujeme a rozhodneme sa odísť do pokojnejšieho zamestnania?
„Prioritne je to o určitej vzájomnej tolerancii. Nebudem zbytočne obťažovať, rušiť druhých a na druhej strane budem to isté vyžadovať od svojho okolia. Ďalšie už je na zamestnávateľovi, ako už som uviedol, na vhodnom členení priestoru na jednotlivé pracovné miesta, na využití doplnkových priestoroch na občasnú individuálnu prácu či zahrnutie určitého podielu home office do pracovnej doby.“
Obklopte sa (v rozumnej miere) vecami, ktoré vám navodia pocit súkromia (fotografie, kvetiny, hrnčeky…).
Pracujete v open space? Niekedy nemusí ani ísť o obrovský priestor plný ďalších ľudí, stačí „len“ kancelária, ktorú zdieľate s konfliktným človekom, aby ste sa necítili dobre. Teda priestor ako taký nie je často na vine. Dôležité je, ako na celú záležitosť reagujeme my osobne. Keď sa naučíme byť vnútorne silní, nad vecou, koncentrovaní na svoj pracovný stôl a úlohy, môžeme sa len ľahko pousmiať nad hysterickými výlevmi kolegov či nad kolegyňami neustále štebotajúcimi na témy, ktoré nás ani trochu nezaujímajú… Dohodnite si na pracovisku so svojím najbližším okolím určité pravidlá a tie dodržujte (jednako len pre určitých ľudí je nesmierne ťažké byť ústretovým, empatickým a ohľaduplným k ostatným…!). Preto si vytvorte svoju vnútornú mikroklímu, odolnú voči nezvaným hosťom. Potom prežijete nielen v open space, ale budete odolnejší aj voči prípadným chorobám. Inými slovami: akým spôsobom reagujeme na stres, resp. ako stres necháme vstupovať do svojho života, to sa potom premietne do nášho zdravia. Tak nech vám slúži čo najlepšie…
foto: shutterstock.com
